Organização pessoal: 3 técnicas para aplicar e otimizar a rotina hospitalar


 

No ambiente hospitalar, a organização pessoal é fundamental para garantir a qualidade do atendimento, a segurança dos pacientes e o bem-estar dos profissionais de saúde, já que a as tarefas são múltiplas e as situações, desafiadoras. 

Veja a seguir técnicas para facilitar a organização pessoal e tornar a rotina hospitalar mais leve. 
 

Técnicas de organização pessoal para enfermeiros

Uma pesquisa colheu depoimentos de profissionais da enfermagem que destacam que, diante da alta carga de trabalho, a organização é importante para que as muitas funções das equipes sejam feitas no tempo certo, sem atraso, e que com isso seja possível entregar um plantão "sem deixar coisas para trás".  O que quer dizer que, a organização é importante para o resultado individual, mas também para o trabalho em equipe ¹.

É o chamado “saber, saber fazer, e saber fazer acontecer”, ou seja, além de possuir habilidades técnicas, o profissional precisa articulá-las com outros valores, como conhecimento, proatividade e comunicação efetiva ². Nesse sentido, a necessidade de organização do tempo, de priorização de tarefas e de planejamento para alcançar o sucesso no atendimento é consenso entre os profissionais de enfermagem ³. 

Veja a seguir como colocar tudo isso em prática através de 3 técnicas de organização profissionais de enfermagem.

1. Planejamento Estratégico Pessoal

O planejamento estratégico é um processo conhecido por ser aplicado no âmbito empresarial e organizacional, mas que pode ser projetado também na esfera pessoal como um plano de metas e ações para conquistá-las. Apesar de ser um trabalho individual e de longo prazo, ele pode ter impactos diretos no trabalho das equipes de saúde ⁴.

O PEP envolve a criação de uma visão clara de onde você deseja estar e a formulação de estratégias para chegar lá através de uma organização pessoal. Existem diversas formas de fazer isso⁴. Uma das mais conhecidas é a do americano Stephen Covey, autor de Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, publicado em 1989 ⁵. 

Covey enfatiza a importância de alinhar nossos esforços com nossos valores, princípios e objetivos mais profundos e propõe um modelo baseado em sete hábitos. A seguir, detalhamos cada um deles e damos exemplos de como aplicar na organização hospitalar e vida profissional ⁵: 

• Começar com o objetivo em mente - Refere-se a criar um plano baseado em uma visão clara do que queremos alcançar a longo prazo. Ao definir um plano de carreira, o enfermeiro pode direcionar seus esforços para o desenvolvimento contínuo. Isso tem impacto nos cuidados pois favorece o aprimoramento de habilidades e a motivação.
• Ser proativo - É preciso assumir a responsabilidade, tornando-se agentes de mudança, em vez de vítimas das circunstâncias. Iniciar a comunicação com os colegas para coordenar melhor os cuidados do paciente, em vez de esperar por instruções, é um exemplo de proatividade na rotina hospitalar. 
• Primeiro o mais importante - Envolve focar nas ações que contribuem para nossos objetivos. Na rotina hospitalar, isso se traduz na priorização de atendimentos urgentes, como emergências. Já na vida profissional como um todo, tem relação com não esquecer as grandes metas e reservar tempo para o desenvolvimento pessoal.
• Pensar ganha-ganha - Covey propõe uma abordagem de relacionamento baseada na cooperação mútua e benefícios compartilhados. Colaborar com demais profissionais para garantir um tratamento completo e eficaz para o paciente é parte importante da organização pessoal e hospitalar, além de promover um ambiente positivo.
• Procurar compreender, depois ser compreendido - Este hábito enfatiza a importância da escuta ativa e da empatia. Na vida dos profissionais de enfermagem, a escuta tem papel de destaque – é importante comunicar-se de forma empática com colegas e pacientes, garantindo que suas necessidades sejam compreendidas.
• Criar sinergia - Covey destaca o poder da colaboração e do trabalho em equipe. Como exemplos, podemos citar reuniões multidisciplinares para coordenar esforços e melhorar a qualidade do atendimento.
• Afinar o instrumento - Devemos investir em nossa saúde física, mental, emocional e espiritual para alcançar uma eficácia duradoura. Afinal, priorizar o autocuidado para manter energia física e mental garante um desempenho constante. Ao alocar tempo para atividades fora do ambiente hospitalar, os enfermeiros podem estar mais preparados as demandas cotidianas.

2. Priorização de tarefas na organização hospitalar

Definir as tarefas mais urgentes e importantes é fundamental para uma boa organização pessoal e até mesmo para reduzir a carga mental do profissional de enfermagem ⁶. 

No serviço de emergência, por exemplo, um setor marcado pela imprevisibilidade, instantaneidade e intensidade das necessidades assistenciais, um bom resultado depende não apenas da capacidade de prestar cuidado, o gerenciamento de pessoas e recursos é parte essencial do trabalho. A priorização de tarefas, assim, é uma das atividades que ganha destaque nesse cenário ⁶.

Entre os métodos de organização no trabalho que podem auxiliar na priorização de tarefas, a matriz de Eisenhower é uma das mais populares. Essa ferramenta classifica as atividades em quatro categorias diferentes, com base em dois critérios: urgência e importância ⁷.

O primeiro passo para a construção da matriz de Eisenhower é desenhar um quadrado e dividi-lo em dois eixos, formando um plano cartesiano com quatro quadrantes, nos quais serão dispostas as tarefas. A linha horizontal representa a urgência, enquanto a vertical representa a importância. Assim, as tarefas podem ser de quatro tipos ⁷:

• Tarefas importantes e urgentes: situações críticas que requerem ação imediata. Muitas vezes esse tipo de situação se impõe sem a necessidade da matriz.
• Tarefas importantes, mas não urgentes: aqui estão as tarefas que têm um impacto significativo, mas não precisam ser tratadas imediatamente. Este quadrante é o foco principal para um bom planejamento e organização pessoal.
• Tarefas urgentes, mas não importantes: Responder a chamados de baixa prioridade ou lidar com interrupções desnecessárias são exemplos de atividades desse quadrante. É importante minimizar essas tarefas.
• Tarefas não importantes e não urgentes: são distrações e desperdiçadores de tempo, como navegar nas redes sociais sem propósito. Evitar essas tarefas ajuda a manter o foco nas atividades que realmente importam.

Exemplo:

Ao utilizar essa abordagem, os profissionais da enfermagem podem tomar decisões mais informadas sobre como alocar seu tempo e esforço, resultando em uma melhor organização hospitalar e, o mais importante, uma prestação de cuidados de saúde de qualidade ⁷.

3. Gestão de tempo

Com o surgimento de novos modelos de trabalho e o aumento do uso de novas tecnologias na enfermagem, a capacidade de gerenciar o próprio tempo ganhou destaque entre os métodos de organização no trabalho como uma das habilidades essenciais para o futuro ⁸.

Dentro das iniciativas de organização pessoal, uma boa gestão de tempo não apenas melhora a eficiência das tarefas diárias, mas também alivia o estresse e contribui para um ambiente de trabalho mais saudável ⁹.

O método "Getting Things Done" (GTD) é uma das técnicas de organização mais populares. Criada pelo consultor americano David Allen, essa abordagem de gerenciamento de tempo e produtividade se baseia em princípios fundamentais que auxiliam os indivíduos a processarem informações, definir prioridades e executar tarefas ⁹. 

Embora seja uma ferramenta simples, o GTD é capaz de oferecer um fluxo de trabalho de alto desempenho, evitando que tempo e energia sejam desperdiçados. Para utilizar a ferramenta, é necessário seguir cinco passos, que Allen explica no livro A Arte de fazer acontecer ⁹:

• Listagem: listar as tarefas que precisam ser realizadas;
• Priorização: estabelecer quais precisam ser realizadas imediatamente;
• Planejamento: determinar os prazos de realização das tarefas;
• Execução: cumprir as tarefas (evitar distrações e interrupções);
• Avaliação: avaliar os resultados e redefinir as metas.

Uma cartilha de gestão do tempo criada especialmente para o campo da enfermagem na Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro, por exemplo, destaca que ter um estilo de vida equilibrado ajuda no gerenciamento do tempo e em todos os âmbitos da sua vida. A organização pessoal deve servir também para cuidar do bem-estar do enfermeiro¹⁰

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Referências
1. Aozane FC. Segurança do paciente e a interface com o trabalho em turnos de técnicos de enfermagem. Santa Maria: Programa de Pós-Graduação em
Enfermagem, Universidade Federal de Santa Maria; 2018; 88p. Disponível em: https://repositorio.ufsm.br/handle/1/14870. Acesso em: 17 de agosto de 2023.
2. Gama BMBM. Organização em Enfermagem. Faculdade de Enfermagem
da UFJF; 2019. Disponível em: https://www.ufjf.br/admenf/files/2019/02/Aula-13-Organiza%C3%A7%C3%A3o-em-Enfermagem.pdf. Acesso em: 17 de agosto de 2023. 
3. Rocha BS, et al Ferramentas do coaching no desenvolvimento da liderança da enfermagem na atenção primária à saúde. Rev. enferm. UFSM. 2019;9(23). Disponível em: https://pesquisa.bvsalud.org/portal/resource/pt/biblio-1024672. Acesso em: 17 de agosto de 2023.
4. Estrada RJS, Neto LM, Augustin ES. Planejamento Estratégico Pessoal. Rev. de Ci. da Adm. 2011;13(30). Disponível em: https://periodicos.ufsc.br/index.php/adm/article/view/2175-8077.2011v13n30p118/18643. Acesso em: 17 de agosto de 2023.
5. Wikipedia. The 7 Habits of Highly Effective People. Wikipedia [Internet]. Disponível em: https://en.wikipedia.org/wiki/The_7_Habits_of_Highly_Effective_People. Acesso em: 17 de agosto de 2023.
6. Rabelo SK, et al. Processo de trabalho do enfermeiro em um serviço hospitalar de emergência. Rev. Bras. Enferm. 2020;73(5). Disponível em: https://doi.org/10.1590/0034-7167-2018-0923. Acesso em: 17 de agosto de 2023
7. Pereira CMG. Tempo para gerir. Como? [tese]. Escola Superior de Enfermagem do Porto. 2018. Disponível em: https://comum.rcaap.pt/bitstream/10400.26/28035/4/Tese%20Mestrado%20Carla%20M.%20Pereira.pdf. Acesso em: 17 de agosto de 2023
8. Colavitti F. As competências mais valorizadas nas empresas para 2023. VocêRH . 2023 . Disponível em: https://vocerh.abril.com.br/futurodotrabalho/as-competencias-mais-valorizadas-nas-empresas-para-2023. Acesso em: 17 de agosto de 2023.
9. Sá MA, Silva AEB, Oliveira GF, Silveira JA. O método Getting Things Done (GTD) e as ferramentas de gerenciamento de tempo e produtividade. Navus. 2018 ;8(1):72-87. Disponível em: https://www.researchgate.net/publication/322191995_O_metodo_Getting_Things_Done_GTD_e_as_ferramentas_de_gerenciamento_de_tempo_e_produtividade. Acesso em: 17 de agosto de 2023.
10. Queluci GC. Gerenciamento do tempo. Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro. 2021 Disponível em: https://educapes.capes.gov.br/handle/capes/599115. Acesso em: 17 de agosto de 2023.

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